Firmar documento Word
Usando tu certificado de Firma Electrónica Avanzada (FEA) almacenado en el eToken HYP2003
Concepto clave: el certificado FEA vive en el eToken, no en tu PC
Con una Firma Electrónica Avanzada (FEA), tanto el certificado como la clave privada están almacenados de forma segura dentro del chip del eToken HYP2003. La clave privada nunca sale del dispositivo.
No hay ningún archivo que instalar en el computador. Solo necesitas el driver del eToken instalado y el token conectado: Windows y macOS detectan el certificado automáticamente y lo ponen a disposición de Microsoft Word.
Antes de comenzar, verifica que:
- • El driver del eToken HYP2003 está instalado en tu equipo (Manual Windows / Manual macOS)
- • El eToken está conectado al puerto USB antes de abrir Word
- • Tienes instalado Microsoft Word 2016 o posterior (o Microsoft 365)
- • Tienes a mano tu PIN de 8 caracteres
Dos tipos de firma en Word
Word permite dos modalidades de firma digital: Firma invisible (metadato embebido en el archivo, no visible en el cuerpo del documento) y Línea de firma visible (aparece como un recuadro en el documento donde se puede ver el nombre del firmante). Ambas tienen la misma validez legal. En esta guía se explican los dos métodos.
Firma invisible (sin línea de firma)
La firma queda embebida en el documento como metadato. Word mostrará una banda amarilla indicando que el documento está firmado digitalmente.
Conectar el eToken y abrir el documento
Conecta el eToken HYP2003 al puerto USB antes de abrir Word.
Luego abre el documento .docx que deseas firmar.
Asegúrate de que el documento no esté en modo de solo lectura. Si lo abriste desde un correo o carpeta de descarga, haz clic en Habilitar edición antes de continuar.
Ir a Archivo → Información → Proteger documento
Haz clic en la pestaña Archivo (esquina superior izquierda), luego selecciona Información en el panel izquierdo.
Haz clic en el botón Proteger documento y luego selecciona Agregar una firma digital.
Configurar el propósito de la firma
Aparecerá el diálogo Firmar. Puedes ingresar opcionalmente el propósito de la firma (por ej.: "Aprobación de contrato").
¿Qué certificado usar? Si aparece un certificado ya seleccionado, verifica que corresponde a tu eToken. Haz clic en Cambiar para elegir uno diferente.
Seleccionar el certificado FEA del eToken
En la sección Firmando con: confirma que está seleccionado tu certificado FEA. Si aparece otro certificado, haz clic en Cambiar y elige el certificado emitido por PSC - Proveedor de Servicios de Certificación que proviene del eToken.
Si el certificado FEA no aparece en la lista, cierra Word, desconecta y vuelve a conectar el eToken, y abre el documento nuevamente.
Ingresar el PIN e firmar
Haz clic en Firmar. El sistema solicitará el PIN del eToken. Ingresa tus 8 caracteres exactos.
El eToken realiza la operación criptográfica de forma interna. La clave privada nunca abandona el hardware. Word recibe únicamente la firma resultante.
Guardar el documento firmado
Word mostrará el mensaje "Su firma ha sido guardada correctamente". Haz clic en Aceptar. El documento queda guardado con la firma.
Una banda amarilla en la parte superior del documento confirma que está firmado digitalmente. Haz clic en Ver firmas para ver los detalles del certificado.
Importante: una vez firmado, el documento queda bloqueado para edición. Cualquier cambio en el contenido invalidará la firma.
Línea de firma visible (con recuadro en el documento)
Inserta un recuadro de firma visible en el cuerpo del documento, similar a una firma manuscrita. Útil cuando el destinatario necesita ver visualmente que el documento fue firmado.
Conectar el eToken y posicionar el cursor
Conecta el eToken y abre el documento. Coloca el cursor en el lugar del documento donde deseas que aparezca la línea de firma.
Insertar línea de firma
Ve a la pestaña Insertar en la cinta de opciones.
En algunas versiones el botón Línea de firma aparece directamente en el grupo Texto de la pestaña Insertar.
Configurar los datos del firmante
Aparecerá el diálogo Configuración de firma. Completa los campos:
- • Firmante sugerido: tu nombre completo
- • Cargo del firmante: tu cargo o rol
- • Dirección de correo del firmante: tu email (opcional)
Haz clic en Aceptar. Aparecerá un recuadro de firma en el documento.
Firmar haciendo doble clic en el recuadro
Haz doble clic sobre el recuadro de firma insertado (o clic derecho → Firmar). Se abrirá el diálogo de firma.
Seleccionar el certificado FEA e ingresar PIN
En el diálogo Firmar, confirma que el certificado seleccionado es tu FEA del eToken. Si es necesario, haz clic en Cambiar. Luego haz clic en Firmar e ingresa tu PIN de 8 caracteres.
El eToken realiza la operación criptográfica internamente. La clave privada nunca abandona el hardware.
Verificar la firma en el recuadro
Al completarse la firma, el recuadro mostrará tu nombre y, si corresponde, una imagen de firma. El documento se bloquea para edición.
Haz clic en el recuadro de firma y selecciona Ver detalles de firma para confirmar que el certificado es válido y corresponde a tu FEA.
Configuración del PIN
Características del PIN del eToken HYP2003
- El PIN tiene exactamente 8 caracteres.
- Después de 10 intentos fallidos, el eToken se bloquea permanentemente.
- Si el token queda bloqueado, debes concurrir personalmente a la Oficina de la PSC para desbloquearlo.
¡Atención con los intentos fallidos!
Cada vez que ingresas un PIN incorrecto se descuenta un intento. Si llegas a los 10 intentos fallidos, el eToken se bloquea irreversiblemente por software y no podrás usarlo hasta ir a la Oficina de la PSC. No intentes el PIN a menos que estés seguro de él.
Solución de problemas frecuentes
No aparece la opción "Agregar una firma digital"
Esta opción solo está disponible en Microsoft Word de escritorio (versión 2016 o posterior, o Microsoft 365). No está disponible en Word Online (versión web). Verifica que tu licencia incluya Word de escritorio.
El certificado FEA no aparece en la lista
- • Cierra Word completamente
- • Desconecta y vuelve a conectar el eToken
- • Abre Word nuevamente e intenta firmar
- • Si persiste, verifica que el driver del eToken está instalado correctamente
La firma queda como "No válida" o "Desconocida"
Esto suele ocurrir cuando el receptor del documento no tiene la cadena de confianza instalada. Para verificar la validez, el destinatario debe:
- • Abrir el panel de firmas y revisar los detalles del certificado
- • Instalar los certificados raíz de la PSC si son necesarios
¿Funciona en macOS?
Sí. Los pasos dentro de Microsoft Word son idénticos en macOS con Word para Mac 2016 o posterior. El driver del eToken registra el certificado en el Llavero (Keychain) y Word lo detecta automáticamente. Consulta el Manual de instalación del driver en macOS.
¿Puedo firmar el mismo documento varias veces?
Sí es posible agregar múltiples firmas a un documento Word, siempre que se utilicen líneas de firma independientes (Método B). Cada firmante realiza el proceso en su equipo con su propio eToken. Comparte el archivo por correo o nube entre los firmantes.
¿Necesitas firmar un PDF?
Si trabajas con documentos PDF, consulta el manual específico para Adobe Acrobat.